#BessereMeetings – Was machen wir hier eigentlich?! Ziel & Agenda in der Einladung

Meetings: Ziel & Agenda in der Einladung

Der allererste Schritt für produktive, sinnvolle Meetings geschieht schon weit vor dem eigentlichen Treffen: nämlich beim Versenden der Einladung.

Was steht da bei dir im Beschreibungstext? Eine konkrete Angabe, um was es gehen soll? Oder mehr so ein „Hallo miteinander, lasst uns mal zusammensetzen…“? Oder vielleicht auch einfach gar nichts?

Das geht besser! 😊

Definiere das Ziel des Meetings

Warum soll das Meeting überhaupt stattfinden? Mach das Oberthema klar und auch, welchen konkreten Schritt du mit diesem Meeting erreichen möchtest.

Nehmen wir als Beispiel, dass ihr bei euch im Unternehmen eine neue Software einführen möchtet. Das ist natürlich ein größeres Unterfangen, was nicht mit einem einzigen Meeting abgefrühstückt ist. Vielmehr wird es verschiedene Runden geben mit unterschiedlichen Teilnehmern, in denen ihr jeweils Etappenziele erreicht: mit dem Team werden die Anforderungen geklärt, mit den Budgetverantwortlichen die Kosten, mit der IT die technischen Aspekte und so weiter.

Mach für jedes Meeting klar, um was genau es gehen wird. Dann wissen die Teilnehmer, was sie erwartet, wie sie sich ggf. vorbereiten wollen oder auch, ob sie selber wirklich die passendste Person für dieses Thema sind sind oder die Einladung vielleicht lieber an eine andere Expertin innerhalb ihres Bereichs weiterleiten wollen.

Es hat sich bewährt, genau damit im Einladungstext zu beginnen:

„Ziel dieses Meetings ist…“ bzw. auf Englisch: „The purpose of this meeting is…“

Agenda & Timeboxen

Je nach Thema und Teilnehmern bietet es sich an, noch einen Schritt weiter zu gehen. Neben dem Ziel des Meetings bestückst du die Einladung gleich auch mit einer Agenda: welche Unterthemen sollen besprochen werden – und wie viele Minuten stehen für jedes davon zur Verfügung?

So eine Agenda klingt natürlich erstmal super piefig und langweilig. Sie hilft aber ungemein, damit ihr euch nicht in Diskussionen verstrickt und dabei von Hölzchen auf Stöckchen kommt. Alle Teilnehmer wissen, welche Themen angesprochen werden sollen und dass nach x Minuten zum nächsten Punkt übergegangen wird.

Um den Übergang nicht ganz abrupt so gestalten, kannst du eine Minute vor Ende darauf hinweisen, dass die Zeit gleich abläuft. Damit könnt ihr das Thema für jetzt beschließen und kurz festhalten, wie ihr damit weiter verfahren möchtet (beispielsweise ein FollowUp-Meeting in einem kleineren Kreis oder Person XYZ holt nähere Informationen dazu ein).

Solche Timeboxen sind ein großartiges Mittel! Vor allem, wenn gewisse Teilnehmer gerne und viel reden. 🙂 Es ist ja nun mal leider häufig so, dass der Anteil an Redezeit gleichgesetzt wird mit Engagement oder Einfluss in einem Meeting… was dazu führt, dass einzelne Personen gern ausführlich formulieren. In Sachen Produktivität ist das nicht immer förderlich.

Eine Agenda kann dann so aussehen:

  • Begrüßen & Intro – 5min
  • Welche Nachteile hat die aktuelle Software? – 10min
  • Was versprechen wir uns von einer neuen Software? – 10min
  • Welche Alternativen gibt es auf dem Markt / welche kennt ihr bereits aus anderen Firmen? – 10min
  • Verteilen der Aufgaben & nächsten Schritte – 5min

Die (Haus-)Aufgaben

Sollen sich die Teilnehmer auf euer Meeting vorbereiten? Dann schreib das ganz konkret in die Einladung!

Gemeinsame Zeit in einem Meeting ist verdammt kostbar – gerade, wenn eure Terminkalender alle so voll sind, dass es eine Herausforderung darstellt, gleichzeitig für ein Treffen Zeit zu haben. Und deswegen solltet ihr diese Zeit bestmöglich nutzen und nicht verplempern.

Beispielsweise kann es sinnvoll sein, dass sich vorab jeder für sich schon mal etwas durchliest oder sich mit den Zahlen in einer Excel-Tabelle vertraut macht. Das ist effizienter, als wenn ihr das gemeinsam im Meeting machen müsst. Nutzt das Meeting lieber dafür, offene Fragen zu klären oder gleich in die inhaltliche Diskussion einzusteigen.

Womöglich sollte auch einer der Teilnehmer kurz etwas präsentieren, um allen ein gemeinsames Verständnis zu ermöglichen. In unserem Beispiel könnte das ein Projektmanager sein, der euch in 5 Minuten einen Überblick über den Prozess zur Anschaffung neuer Software gibt.

Tipp: je nachdem, welche Software ihr für eure Terminorganisation einsetzt, kannst du die einzelnen Teilnehmer konkret mit einem @JaneDoe ansprechen. Dann sehen sie auf einen Blick, dass sie etwas tun müssen. Das geht beispielsweise in Outlook.


Dieser Beitrag ist Teil meiner Artikelserie #BessereMeetingsstay tuned für die weiteren Beiträge! 🙂